Lingkungan Kantor

MAKALAH

“Lingkungan Kantor”
Dosen Pembimbing : Yuliansyah, S.Pd

Disusun Oleh :

1.      Dhika Latiani P    (03.14.3370)

2.      Eka Yuni K          (03.14.3373)

3.      Hartini                  (03.14.3380)

4.      Marita Sari           (03.14.3390)   

5.      Nurul hikmah       (03.14.3397)

6.      Ratna Setyaningsih(03.14.3400)

7.      Rofik Setyawan   (03.14.3402)

8.      Rohmi Ika J          (03.14.3403)

9.      Widya Irpani S     (03.14.3415)

Kelas B.RS 1

Manajemen Administrasi Yogyakarta
Konsentrasi Manajemen Administrasi Rumah Sakit
2014/2015

DAFTAR ISI

Cover.................................................................................................................... i

Daftar Isi.............................................................................................................. ii

Kata Pengantar.................................................................................................... iii

BAB I Pendahuluan............................................................................................. 1

A.    LatarBelakang.......................................................................................... 1

B.     RumusanMasalah..................................................................................... 2

C.     Tujuan....................................................................................................... 2

D.    Masalah.................................................................................................... 2

BAB II Pembahasan............................................................................................ 3

A.    PengertianLingkungan Kantor................................................................. 3

B.     Asas Tata Ruang Kantor.......................................................................... 3

C.     Faktor-FaktorLingkunganKerjaFisik........................................................ 5

D.    StandarRuang Kantor ............................................................................ 12

E.     Bentuk-Bentuk Tata Ruang Kantor........................................................ 14

BAB III Penutup................................................................................................ 18

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah segala pujisyukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, karena atas limpahan rahmat dan hidayah-Nya penulis dapat menyelesaikan makalah ini dengan lancar dan tepat waktu.

Dalam pembuatan makalah ini saya menyadari bahwa tanpa bimbingan dari berbagai pihak, saya akan mengalami banyak kesulitan.

Maka perkenankanlah saya mengucapkan terimakasih kepada:

1. H. Mochamad Rofik, ST.,M.M, selaku Ditektur AMA Yogyakarta
2. Suliantoro, SE.,M.M, selaku Dosen Wali kelas B/RS/I
3. Yuliansyah,.S,Pd,selaku Dosen matakuliah Manajemen Administrasi Perkantoran
4. Kedua orang tua yang selalu memberikan dukungan dan doanya
5. Teman-teman yang bekerjasama dalam menyelesaikan proposal ini
6. Serta semua pihak yang mendukung baik secara materil maupun non materil.

Saya menyadari bahwa makalah yang saya buat masih jauh dari sempurna. Untuk itu kritik dan saran yang bersifat membangun sangat saya harapkan dari pembaca demi kesempurnaan proposal ini.

Semoga Makalah ini bermanfaat bagi saya khususnya dan bagi pembaca pada umumnya.

Yogyakarta, 27Desember 2014

Penyusun

BAB I

PENDAHULUAN

1. Latar Belakang

Di dunia perkantoran, Lingkungan kantor merupakan salah satu hal yang penting karena dapat mempengarungi kedinamisan suatu tempat dan produktivitas sebuah organisasi. Oleh sebab itu Lingkungan kantor direncanakan dengan desain yang sedemikian rupa sehingga tempat kerja menjadi nyaman dan efisien bagi pegawai kantor.

Selain Lingkungan kantor sebagai penjelasan ruang secara efektif, Lingkungan kantor juga mampu memberi kepuasan kepada pegawai. Lingkungan kantor pun mampu menjelaskan suatu proses penentuan kebutuhan akan ruang dan juga penggunaan ruang secara terperinci, sehingga membuat kerja berlangsung secara efektif dan efisien.

Dalam melaksanakan tata usaha, suatu faktor penting yang turut menentukan kelancaran ialah penyusunan tempat kerja dan alat perlengkapan kantor dengan sebaik-baiknya. Penyusunan alat-alat kantor pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan bekerja bagi para pegawai disebut tata ruang perkantoran.
Tata ruang kantor merupakan hal penting dalam manajemen perkantoran. Tata ruang kantor yang baik akan memberikan banyak keuntungan atau manfaat bagi organisasi yang bersangkutan di dalam menyelaesaikan pekerjaan. Tata ruang kantor yang baik juga akan memberikan penyempurnaan tugas-tugas kantor dan akibatnya mekanisme kerja dapat berjalan dengan lancar. Kondisi tempat kerja yang menyenangkan dapat meningkatkan semangat kerja, oleh karena itu dalam menciptakan kondisi tempat kerja yang menyenangkan perlu direncanakan penataan ruangan yang baik.

2. Rumusan Masalah

1.      Apa yang dimaksud lingkungan kantor?

2.      Bagaimana asas dalam tata ruang kantor?

3.      Apa saja factor yang mempengaruhi lingkungan kerja fisik?

4.      Bagaimana standar ruang kantor?

5.      Bagaimana bentuk-bentuk tata ruang kantor?

3. Tujuan

1.      Agar dapat mengetahui tentang lingkungan kantor.

2.      Untuk mengetahui asas dalam tata ruang kantor.

3.      Agar dapat mengetahui factor lingkungan kerja fisik.

4.      Untuk mengetahui standar ruang kantor.

5.      Untuk mengetahui bentuk-bentuk tata ruang kantor.

4. Manfaat

Agar dapat bagaimana lingkungan kantor yang baik sehingga dapat memberikan efektifitas dan efisiensi kerja.

BAB II

PEMBAHASAN

A.    PENGERTIAN LINGKUNGAN KANTOR

Lingkungan fisik di mana karyawan bekerja sering mempengaruhi produktivitas dan kepuasan kerja. Apabila karyawan tidak merasa nyaman terhadap lingkungan kerjanya, maka hal itu akan mempengaruhi produktivitas kerja dalam organisasi tersebut, yang apabila hal itu berlangsung lama akan menyebabkan banyak kerugian.

1.      Pengertian lingkungan fisik kantor

Menurut beberapa ahli :

a.       Lingkungan kerja fisik adalah keseluruhan atau setiap aspek dari gejala fisik dan sosial-kultural yang mengelilingi atau mempengaruhi individu. (Komarudin, 2002 : 142).

b.      Lingkungan kerja fisik adalah segala sesuatu yang ada di sekitar para pekerja yang dapat mempengaruhi dirinya dalam menjalankan tugas-tugas yang dibebankan, misalnya penerangan, suhu udara, ruang gerak, keamanan, kebersihan, musik dan lain-lain (Alex. S. Nitisemito, 2002 : 183).

Berdasarkan definisi tersebut dapat dinyatakan lingkungan kerja fisik adalah segala sesuatu yang ada di sekitar karyawan bekerja yang mempengaruhi karyawan dalam melaksanakan beban tugasnya. Masalah lingkungan kerja dalam suatu organisasi sangatlah penting, dalam hal ini diperlukan adanya pengaturan maupun penataan faktor-faktor lingkungan kerja fisik dalam penyelenggaraan aktivitas organisasi.

B.     ASAS TATA RUANG KANTOR 

Richard Muthler mengemukakan 6 asas mengenai pokok tata ruang pabrik yang terbaik. Walau asas asas diperuntukkan bagi tempat kerja yang tugasnya menghasilkan suatu barang, namun dengan penyesuaian seperlunya dapatlah beberapa diantaranya dijadikan dasar bagi tata ruang kantor. Beberapa asas itu diantaranya ialah :  

a.       Asas mengenai jarak terpendek Dengan tidak mengabaikan hal–hal khusus, suatu tata ruang yang terbaik ialah yang memungkinkan proses penyelesaian sesuatu pekerjaan menempuh jarak yang terpendek–pendeknya. Dalam hal ini garis lurus antara 2 titik adalah jarak yang terpendek. Dalam menyusun tempat kerja dan menetapkan alat–alat hendaknya asas ini dijalankan sejauh mungkin. 

b.      Asas mengenai rangkaian kerja Dengan tidak mengabaikan hal–hal khusus, tata ruang yang baik adalah yang menempatkan para pegawai dan alat–alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urut–urutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. Asas ini merupakan bagian dari asas mengenai jarak terpendek. Menurut asas ini suatu pekerjaan harus senantiasa bergerak maju dari permulaan dikerjakan sampai selesai dikerjakan, tidak ada gerakan mundur atau menyilang. Hal ini berarti bahwa jalan yang ditempuh harus selalu berbentuk garis lurus. Yang terpenting ialah proses itu selalu mengarah maju ke depan menuju penyelesaian. Bentuknya dapat berupa garis bersiku atau lingkaran atau berbentuk huruf L atau U. 

c.       Asas mengenai penggunaan segenap ruang Suatu tata ruang yang baik ialah yang mempergunakan sepenuhnya semua ruang yang ada. Ruang itu tidak hanya yang berupa luas lantai saja (ruang datar). Melainkan juga ruang yang vertikal ke atas maupun ke bawah. Jadi di mana mungkin tidak ada ruagn yagn dibiarkan tidak terpakai 

d.      Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja Dengan tidak mengabaikan hal–hal khusus, suatu tata ruang yang terbaik ialah yang dapat diubah atau disusun kembali dengan tidak terlampau sukar atau tidak memakan biaya yang sangat besar.

C.    FAKTOR-FAKTOR LINGKUNGAN KERJA FISIK

Lingkungan kerja fisik adalah segala sesuatu yang ada di sekitar para pekerja yang dapat mempengaruhi dirinya didalam melaksanakan tugas-tugasnya.

Faktor-faktor lingkungan kerja fisik adalah sebagai berikut : 

a.      Pewarnaan

Masalah warna dapat berpengaruh terhadap karyawan didalam melaksanakan pekerjaan, akan tetapi banyak perusahaan yang kurang memperhatikan masalah warna. Dengan demikian pengaturan hendaknya memberi manfaat, dalam arti dapat meningkatkan semangat kerja karyawan. Pewarnaan pada dinding ruang kerja hendaknya mempergunakan warna yang lembut. Contoh pewarnaan ruang kantor :

·         Warna Putih

Warna putih adalah simbol kemurnian dan rasa percaya diri. Warna ini sangat cocok dikombinasikan dengan warna emas atau perak. Kombinasi dua warna ini dapat menciptakan ketenangan. Jadi, warna ini boleh-boleh saja diaplikasikan untuk ruang kantor Anda agar Anda senantiasa rilkes saat sedang mengerjakan tugas-tugas kantor Anda.

·         Warna Orange

Warna orange ini dapat meningkatkan daya konsentrasi siapapun yang ada di dalam ruangan. Hebatnya lagi, warna ini dapat menambah kreatifitas dan kerjasama para karyawan. Bagi Anda para penulis, cocok sekali mengaplikasikan warna orange untuk ruangan Anda karena orange dapat menciptakan ide menulis.

·         Warna Hitam

Pasti banyak orang yang mengira warna hitam tidak cocok untuk ruang kantor karena tidak membawa energi positif sama sekali. Anggapan ini tentu tidak benar. Warna hitam dapat menciptakan energi yang berkaitan dengan kekuasaan, uang, dan kesuksesan apabila dikombinasikan dengan warna logam seperti perak atau emas.

·         Warna Ungu

Sama seperti warna putih, warna ungu dapat membawa energi yang bersifat menenangkan. Warna ini juga mampu mengatasi masalah mental dan fisik. Warna ini cocok sekali untuk Anda yang mudah stress atau marah karena pekerjaan di kantor. Anda dapat mengaplikasikan warna ungu pada aksesoris ruangan atau dinding kantor Anda.

·         Warna Kuning

Warna kuning menandakan keramahan dan keceriaan. Suasana yang ceria dan ramah mampu meningkatkan semangat Anda. Dan juga warna ini dapat memberikan Anda kesan yang baik pada klien. Anda yang sulit berfikir karena suasana kantor yang bising, Anda dapat mencoba warna kuning untuk ruangan kantor Anda karena warna ini dapat membantu menjernihkan pikiran Anda. Hindari penggunaan warna kuning yang terlalu cerah/ terang karena dapat menimbulkan kecemasan.

·         Warna Biru, Merah, Dan Kastaye

Warna biru dapat memicu Anda untuk rileks, tenang, dan damai, sedang warna merah adalah warna yang cebderung diartikan agresif dan penuh semangat. Terakhir adalah warna kastanye. Warna kastaye adalah warna yang sangat tepat bagi Anda yang sering memberikan keputusan. Warna ini simbol stabilitas.

Warna yang baik dipakai pada ruangan yang sempit adalah warna putih atau warna cerah, karena dengan putih ruangan tersebut akan nampak lebih luas, bersih yang dapat membantu pekerjaan yang memerlukan ketelitian. Di sini bukan warna saja yang perlu diperhatikan, karena kombinasi warna yang salah dapat menimbulkan rasa yang kurang menyenangkan bagi orang yang memandangnya. Rasa yang tidak menyenangkan akan menyebabkan turunnya semangat kerja karyawan, masalah warna bukan hanya pada dinding saja, namun juga warna mesin, peralatan dan bahkan warna seragam yang dikenakan oleh karyawan.

b.      Penerangan atau Pencahayaan

Pencahayaan dapat mempengaruhi karyawan baik secara fisik maupun psikologi. Secara fisik, tidak memadainya pencahayaan dapat meningkat kelelahan karyawan sebagai akibat dari ketegangan mata yang berlebihan. Secara psikologis, hasil pencahayaan yang tidak memadai dapat menyebabkan hilangnya semangat dan akhirnya menyebabkan penurunan kuantitas dan kualitas kinerja karyawan.

1)      Karakteristik Sistem Pencahayaan

Sistem pencahayaan harus memiliki karakteristik tertentu yang didefinisikan dengan baik, diantaranya dengan cara sebagai berikut:

1.         mengukur efektivitas sistem pencahayaan.

2.         mengukur kuantitas cahaya pada permukaan kerja.

Sistem pencahayaan terdiri dari beberapa jenis berikut:

-          Langsung. Dengan mengarahkan sekitar 90 hingga 100 persen dari pencahayaan ke bawah ke permukaan tempat kerja untuk meminimalkan cahaya yang tersebar.

-          Semi langsung. Dengan pencahayaan 60 sampai 90 persen dari cahaya diarahkan ke bawah.

-          Tidak langsung. Pencahayaan tidak langsung adalah sistem yang direkomendasikan untuk sebagian besar jenis tugas kantor. Dengan pencahayaan tidak langsung, 90 sampai 100 persen dari cahaya pertama diarahkan ke atas. Cahaya kemudian menjadi menyebar dan tercermin ke bawah ke area kerja.

-          Semi tidak langsung. Dengan pencahayaan setengah tidak langsung, 60 sampai 90 persen dari cahaya diarahkan ke atas dan kemudian tercermin ke bawah.

-          General Diffuse. Sistem pencahayaan ini mengarahkan 40 sampai 60 persen dari cahaya langsung ke permukaan kerja, dengan sisa cahaya yang dipantulkan ke bawah.

2)      Jenis Pencahayaan

Empat jenis pencahayaan kantor yang umum digunakan adalah cahaya alami, neon, lampu pijar, dan pencahayaan debit intensitas tinggi.

-          Cahaya alami

Cahaya alami adalah sistem pencahayaan yang efisien. Selain efisiensi, cahaya alami sering memberikan keuntungan psikologis bagi karyawan. Namun, cahaya alami tidak mampu menembus sangat jauh ke daerah kerja. Pada hari-hari yang sangat terang, intensitas cahaya alami harus dikendalikan.

-          Lampu Fluorescent

Lampu fluorescent (lampu neon) terus menjadi jenis yang paling umum sumber cahaya di gedung-gedung perkantoran.

-          Lampu Pijar

Lampu pijar adalah jenis yang paling sering ditemukan di rumah. Hal ini juga dapat digunakan secara efektif di kantor, meskipun lampu neon umumnya dianggap sebagai lebih efisien. Lampu pijar menarik perhatian karena lebih hemat dan efektif dalam hal jumlah cahaya yang dihasilkan dalam kaitannya dengan energi yang dikonsumsi.

-          Lampu debit intensitas tinggi

Penggunaan lampu debit intensitas tinggi untuk menerangi area kantor merupakan cara yang cukup baru. Lampu ini pertama kali digunakan untuk penerangan jalan dan stadion, karena menyediakan sistem pencahayaan yang sangat efisien.

-           Lampu sistem kontrol otomatis

Lampu ini sekarang sudah mulai dipasang di kebanyakan kantor. Sistem ini memiliki dampak positif pada energi pelestarian untuk mengurangi pengeluaran pembelian dalam waktu yang relatif singkat. Beberapa sistem kontrol lampu otomatis memanfaatkan teknologi komputer. Pada waktu yang telah ditentukan, cahaya secara otomatis dihidupkan dan dimatikan.

c.       Udara

o   Suhu Udara

Keseimbangan suhu udara terjadi ketika tingkat kelembaban berada dalam kisaran yang tepat, suhu kerja yang ideal di kantor adalah 68 derajat fahrenheit. Untuk menghemat energi, suhu harus diturunkan beberapa derajat di musim dingin dan menaikkan beberapa derajat di musim panas.

o   Tingkat kelembaban udara

Untuk kenyamanan maksimal, tingkat kelembaban kantor harus berkisar antara 40 dan 60 persen, dengan tingkat kelembaban optimal sekitar 50 persen. Tingkat kelembaban berdampak pada tingkat suhu. Jika tingkat kelembaban berada dalam kisaran yang telah direkomendasikan, suhu kantor dapat diturunkan di musim dingin dan dinaikkan di musim panas sesuai dengan kenyamanan, dan sebaliknya.

o   Sirkulasi Udara

Udara di wilayah kerja, di mana banyak peralatan kerja yang menghasilkan penumpukan panas, harus benar-benar diperhatikan sirkulasinya jika kualitasnya ingin dipertahankan. Tanpa sirkulasi udara, suhu udara yang mengelilingi individu cenderung meningkat, yang mengakibatkan ketidaknyamanan.

o   Kebersihan udara

Perangkat yang dirancang untuk membersihkan udara sekarang sedang di instal di gedung-gedung perkantoran. Perangkat ini membersihkan udara dari kuman, debu, dan kotoran. Kebersihan udara menjadi perhatian yang lebih besar. Salah satu perangkat pembersih udara yaitu lampu ultraviolet yang berguna untuk membunuh kuman dan bakteri, serta menghilangkan debu dan partikel lainnya. Dari alat tersebutlah akan dapat diketahui polutan-polutan udara seperti asap rokok, cerutu, dan pipa, dan zat beracun. Akhirnya keberadaan asap tembakau akan selalu terdeteksi. Sebagian besar organisasi memang dengan cepat sedang bergerak menuju lingkungan kerja bebas asap rokok.

d.      Keamanan

Keamanan kantor menjadi bidang perhatian yang signifikan di banyak organisasi. Keamanan memiliki dua dimensi: perlindungan fisik organisasi (seperti peralatan, mesin, dan furnitur) dan perlindungan informasi penting organisasi (data dan catatan). Diantara faktor-faktor yang harus diperiksa untuk menentukan kebutuhan dan tingkat keamanan adalah peralatan kantor, mesin kantor dan perabot kantor. Cara lain untuk melindungi keaman kantor yaitu membatasi akses ke daerah-daerah penting adalah cara umum untuk menyediakan lingkungan yang aman. Di antara perangkat yang digunakan untuk membatasi akses adalah foto Id dan sistem atribut fisik (paling sering sistem jari).

Tingkat keamanan lain yang disediakan oleh sistem kontrol lampu otomatis yang diaktifkan oleh salah satu gerakan atau sensor panas tubuh. Sistem ini, bila diaktifkan dapat dirancang untuk memanggil unit polisi otomatis kecuali mereka diganti oleh seorang karyawan dengan otorisasi yang tepat untuk melakukannya. Selain perangkat ini, banyak organisasi menggunakan televisi sirkuit tertutup untuk memberikan keamanan bagi suatu daerah. Penjaga keamanan juga umum digunakan di banyak organisasi. Sebuah sarana umum dapat mengamankan data penting yang tersimpan dalam sistem komputer adalah dengan mewajibkan penggunaan paswords untuk mengakses data. Untuk memaksimalkan keamanan, password dapat sering diubah. Dalam beberapa kasus, sistem yang digunakan membutuhkan dua atau lebih karyawan untuk memasukkan password sebelum data dapat diakses.

e.       Musik

Sebuah sistem musik dapat menghasilkan beberapa hal yang baik. Musik di kantor dapat membantu produktivitas kerja dengan menghilangkan kebosanan dan monoton. Musik juga memiliki efek umum yaitu menghilangkan kelelahan mental dan fisik dan mengurangi ketegangan saraf. Jenis musik yang dimainkan dapat mempengaruhi produktivitas karyawan. Keberhasilan sistem musik secara signifikan dipengaruhi oleh sifat dari program musik. Jenis pekerjaan yang dilakukan harus dipertimbangkan dalam menentukan jenis musik. Misalnya untuk karyawan yang membutuhkan konsentrasi tingkat tinggi dalam bekerja harus diberikan jenis musik yang tenang.

f.       Suara bising

Bunyi bising sangat diperhatikan, karena dapat membantu kesenangan kerja, merusak pendengaran dan dapat menimbulkan komunikasi yang salah. Oleh karena itu setiap perusahaan selalu berusaha untuk menghilangkan suara bising tersebut atau paling tidak menekannya untuk memperkecil suara bising tersebut. Dengan terganggunya seseorang atau karyawan didalam melaksanakan pekerjaan mengakibatkan pekerjaan tersebut salah sehingga jumlah dan mutu barang yang dihasilkan menurun.

Suara bising dapat dihindari dengan suatu tindakan seperti: 

1.      Mengurangi intensitas dari bunyi itu pada sumbernya dengan mengadakan perubahan atau modifikasi mesin secara mekanis.

2.      Mencegah terpencar atau meluasnya suara bising tersebut dengan mengisolasikan atau menutup rapat-rapat suara bising tersebut.

3.      Menghindari adanya alunan suara yang memantulkan dengan jalan menyerap suara itu dengan bahan-bahan penyerap suara itu seperti rock wall atau fiber glass.

D.    STANDAR RUANG KANTOR

Setiap kantor mempunyai persyaratan lingkungan fisik yang harus diperhatikan dan diatur sebaik baiknya oleh setiap manajer perkantoran yang modern. Sebagai contoh di negara Inggris dalam 1963 telah ditetapkan undang-undang mengenai kantor (THE OFFICE ACT) yang antara lain menetapkan persyaratan atau stadar yang harus dimiliki oleh setiap ruang kantor. Standar itu meliputi hal hal sebagai berikut :

a.      Kebersihan

Bangunan, perlengkapan, dan perabotan harus dipelihara bersih

b.      Luas ruang kantor tidak boleh dijejal dengan pegawai

Ruang kerja harus menyediakan luas lantai 40 square feet sama dengan 3.7 m2 untuk setiap petugas.

c.       Suhu Udara

Temperatur yang layak harus dipertahankan dalam ruang kerja ( minimum 16 C = 61F) 

d.      Ventilasi

Peredaran udara segar atau udara yang telah dibersihkan harus diusahakan dalam ruang kerja

e.       Penerangan Cahaya 

Cahaya alam / lampu yang cocok dan cukup harus diusahakan, sedang perlengkapan penerangan dirawat dengan seharusnya

f.       Fasilitas kesehatan 

Kamar kecil, tolitet, dan sejenisnya harus disediakan untuk para petugas serta terpelihara kebersihannya

g.      Fasilitas Cuci 

Ruang Cuci muka / tangan dengan air hangat dan dingin berikut sabun dan handuk harus disediakan untuk secukupnya.

h.      Air minum

Air bersih untuk keperluan minum petugas harus disediakan melalui pipa / tempat penampungan khusus 

i.        Tempat pakaian 

Dalam kantor harus disediakan temapt untuk menggantungkan pakaian yang tidak dipakai petugas sewaktu kerja dan fasilitas untuk mengeringkan pakaian yang basah

j.        Tempat duduk 

petugas harus disediakan tempat duduk untuk keperluan bekerja dengan sandaran kaki bila perlu

k.      Lantai, gang , dan tangga

Lantai harus dijaga agar tidak mudah orang tergelincir, tangga diberi pegangan untuk tangan, dan bagian–bagian yang terbuka diberi pagar

l.        Mesin

Bagian mesin yang berbahaya harus diberi pelindung dari petugas yane memakainya harus cukup terlatih 

m.    Beban berat

Petugas tidak boleh ditugaskan mengangkat , membawa atau memindahkan beban berat yang dapat mendatangkan kecelakaan 

n.      Pertolongan pertama 

Dalam ruang kerja harus dissediakan kotak / lemari obat untuk pertolongan pertama maupun seseorang pegawai yagn terlatih memberikan pertolongan itu 

o.       Penjagaan kebakaran

Alat pemadam kebakaran dan sarana untuk melariakn dari bahaya kebakaran harus disediakan secara memadai termasuk lonceng tanda bahaya kebakaran 

p.      Pemberitahuan kecelakaan

 Kecelakaan dalam kantor yagn menyebakan kematian atau absen petugas lebih dari 3 hari harus dilaporkan kepada pihak yang berwajib.

E.     BENTUK-BENTUK TATA RUANG KANTOR

v  Tata Ruang Tertutup

Suatu tata ruang dikatakan terpisah-pisah atau tertutup apabila susunan ruang untuk bekerja terbagi-bagi dalam beberapa bagian.

Keuntungannya:

-          Moral pekerja atau staf tetap terjaga.

-          Pekerjaan yang sifatnya rahasia tetap terjaga.

-          Menghindari gangguan dari pekerja satu ke yang lainnya.

-          Pimpinan akan lebih tenang dalam mengerjakan tugasnya karena tidak terganggu oleh kegiatan para karyawan.

Kelemahannya:

-                 Pengawasan lebih sulit dilakukan karena terhalang oleh penyekat.

-       Cahaya sulit masuk dan udara sulit beredar sehingga suasana lebih pengap dan gerah.

-       Apabila diperlukan tukar tempat antara bagian yang satu dengan bagian yang lain sulit dilakukan dan sulit merubah ruangan.

-       Apabila terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantorataupun perubahan mengenai proses penyelesaian suatu pekerjaan agak sulit menampungnya.

v  Tata Ruang Terbuka

Dalam susunan ini ruang yang dipergunakan untuk ruang bekerja tidak dipisah-pisahkan atau tidak menggunakan penyekat, tetapi semua aktivitasnya dilaksanakan pada satu ruang besar terbuka sehingga semua yang bekerja tampak mudah diamati dari satu sudut pandang.

Keuntungannya:

-          Pengawasan lebih mudah dan efektif terhadap segenap pegawai.

-          Hubungan antar pegawai cepat dan mudah.

-          Memperlancar arus pekerjaan dari meja satu ke meja yang lain tanpa orangnya harus mondar-mandir meninggalkan tempat kerja.

-          Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar.

-          Mudah merubah ruangan.

-          Perubahan organisasi menyebabkan perubahan tata ruang dapat dilayani dengan cepat dan luwes.

-          Apabila terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantoragak sulit menampungnya, karena ruangan terbatas.

Kelemahannya:

-           Dapat merendahkan moral atau staf. Karena cara hidup yang diawasi terus menerus.

-          Akan mengurangi keamanan bagi pekerjaan rahasia.

-          Pekerja akan kehilangan kepribadian.

-          Apabila ada pekerja yang ngbrol dan bermalas-malas antar teman sekerja dapat menggangu yang lain.

-          Peralatan kantor yang dapat menimbulkan suara gaduh akan menggangu pekerjaan lainnya yang membutuhkan ketenangan.

-          Pimpinan lebih terganggu ketenangan kerjanya, jika dibandingkan dengan ruang tertutup.

v  Tata Ruang Kantor Semi Tertutup

Ruang kantor semi tertutup adalah ruang yang disekat hanya setinggi 1,5 meter.

-          Keuntungan ruang kantor semi tertutup adalah untuk menjaga privasi kerja

-          Kerugian ruang kantor semi tertutup adalah perubahan tempat lebih sulit dilakukan.

Lingkungan kantor kantor yang efektif akan memberikan manfaat sebagai berikut : 

a.       mengoptimalkan penggunaan ruang yang ada secara efektif 

b.      mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi pegawai 

c.       memberikan kesan yang positif terhadap pelanggan perusahaan 

d.      menjamin efisiensi dari arus kerja yang ada 

e.       meningkatkan produktivitas kerja pegawai 

f.       mengantisipasi pengembangan organisasi di masa depan dengan melakukan perencanaan lingkungan kantor yang fleksibel. 

g.      Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena berjalan bolak-balik yang seharusnya tidak perlu. 

h.      Menjamin kelancaraan proses pekerjaan yang bersangkutan. 

i.        Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak–banyaknya. 

j.        Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui suatu bagian tertentu. 

Lebih lanjut, Gustafsson (2002) menyarankan bahwa dalam perencanaan lingkungan kantor organisasi seharusnya memperhatikan tren pekerjaan di masa depan, yaitu : 

§  Pekerjaan berbasis tim (work-based teams). Dewasa ini penggunaan tim menjadi andalan organisasi dalam beradaptasi dengan lingkungan yang berubah secara dinamis. Dengan karakter utama yang dinamis, kantor berkonsep terbuka dan pengoptimalan penggunaan ruang rapat harus dipertimbangkan oleh organisasi dalam perencanaan lingkungan kantor. 

§  Telecommuting. Meningkatnya tren pegawai yang melaksanakan pekerjaannya di rumah atau tempat yang bukan kantor “formal”. Walaupun kebutuhan akan ruanga kantor dapat diminimalisir, namun perlu dipertimbangkan di mana pegawai yang dimaksud pada saat akan menghabiskan waktunya di kantor karena atasan sedang mengajak rapat mingguan atau bulanan. Jadi ruangan bersama yang dapat dibagi dengan telecommuter harus tetap disediakan. 

§  Hoteling. Semakin banyaknya pegawai yang tiap hari berada di lapagan (terutama divisi penjualan) membutuhkan ruangan kantor yang optimal, karena hanya pada saat tertentu mereka datang dan membutuhkan ruangan. 

Dalam menyusun ruang kerja perkantoran, ada beberapa tujuan yang dicapai. Tujuan itu merupakan pula syarat yang seharusnya dipenuhi dalam setiap tata ruang kantor yang baik. Tujuan yang seharusnya dijadikan pedoman ialah :  

ü  Pekerjaan di kantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak yang sependek mungkin  

ü  Rangkaian aktivitas tata susaha dapat mengalir secara lancar  

ü  Segenap ruang dipergunakan secara efisien untuk keperluan pekerjaan  

ü  Kesehatan dan kepuasan bekerja para pegawai dapat terpelihara  

ü  Pegawasan terhadappekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan 

ü  Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang baik tentang organisasi  

ü  Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah sewaktu–waktu diperlukan 

BAB III

PENUTUP

1. Kesimpulan

Lingkungan fisik di mana karyawan bekerja sering mempengaruhi produktivitas dan kepuasan kerja. Apabila karyawan tidak merasa nyaman terhadap lingkungan kerjanya, maka hal itu akan mempengaruhi produktivitas kerja dalam organisasi. Faktor-faktor yang mempengaruhi lingkungan kerja fisik antara lain :

a.       Pewarnaan

b.      Penerangan atau pencahayaan

c.       Suhu Udara

d.      Keamanan

e.       Suara bising

Sumber dari berbagai beberapa alamat web yang kemudian saya kembangkan bersama kelompok saya.

Semoga bermanfaat :) @dhiika_Lp